オフィスマナー・エチケット

派遣先の会社によってルールや慣習は違いますが、あなたの派遣された会社のルールを守りましょう。仕事の進め方や電話の受け方などもその会社の慣習に従って進めましょう。

デリカシーのあるオフィスエチケット

【服装】

• 派遣先や業種によって違いがあるとは思いますが、派遣先の社風に合った違和感のない服装をしましょう。
• 以下のことには気をつけるようにしたいものです。

• 清潔感のある化粧ですか、香水は強すぎないですか
• 爪はのびすぎていませんか、マニキュアは濃すぎないですか
• 無精ひげは残っていませんか
• 顔に掛からない清潔感のある髪型、色ですか
• アクセサリーは目立ちすぎではないですか
• ワイシャツ、ブラウス、上着に汚れやシワがないですか
• ネクタイは曲がったり汚れたりしていませんか
• スカートの長さは適当ですか
• ストッキングの色は適当ですか、柄はＯＫの会社ですか
• 靴の色や形、ヒールの高さは適当ですか

【挨拶】

• 初対面の挨拶は、あなたの評価が大きく影響します。特に職場での朝の挨拶は元気よく、仕事のやる気を声に出しましょう。
• 帰りの挨拶は、まだ仕事をしている人に「お先に失礼いたします」と言って帰りましょう。先に帰るのは帰りづらいものですが、黙って帰ったり、聞こえないような小さな声での挨拶はかえって失礼です。

【整理整頓】

• 机の上はいる物といらない物をわけ、必要なものだけを置くようにしましょう。
• 共同で使うものは、使い終わったらすぐにもとの場所に返しましょう。

【休憩・公私の区別】

• 始業時間が9時の場合、8時55分、8時57分に出社したのでは仕事の準備もできません。契約上は違反ではありませんが、職場の仲間には歓迎されません。その会社の慣習を見て10分〜15分前には出社すると、余裕をもって一日のスタートが切れるでしょう。
• オフィス禁煙の会社もあるので、喫煙は『場所と時間』を確認してからにしましょう。また、吸わない人にとっては空気は汚れ、洋服に臭いまでついてしまう迷惑なものです。常に周りのことを考え、相手にことわってから喫煙しましょう。
• 契約時間内のおしゃべりは慎みましょう。
• 私用電話は休憩時間に自分の携帯電話、または公衆電話を使用するのが当然です。あなた宛に私用電話が掛かってきた場合は折り返し電話するよう伝え、早く切るようにしましょう。
• 終業時刻までは勤務時間です。お化粧直し、着替えなどは終業ベルが鳴ってからにしましょう。

電話応対

【上手な電話の掛け方】

• 資料、書類を揃え、話す内容を順にメモしておきましょう。
• 社名、個人名を名乗り、「○○会社の○○と申します。いつもお世話になっております」などと挨拶をし、用件を伝えたい相手かを確かめ、本人なら再度挨拶をします。
• 「今お話してもよろしいでしょうか」などと都合を聞き、わかりやすい言葉で用件を話しましょう。
• 「ありがとうございました」「失礼いたします」と終わりの挨拶をし、静かに受話器を置きましょう。

【上手な電話の受け方】

• ベルが鳴ったら1回で取りましょう。3回以上鳴らしてしまった時は「お待たせしました。申し訳ございません」とお詫びの気持ちを伝えましょう。
• 明るく、ゆっくり、はっきりと社名を名乗り、「いつもお世話になっております」と挨拶をします。
• 取り次ぐ場合は「ただいま、○○に代わりますのでお待ちくださいませ」と言って取り次ぎましょう。
• 名指し人が席にいない時には、会議中、外出中などと細かな説明をせずに「ただいま席をはずしておりますが、私でよければご用件をお伺いいたします」と話します。
• 伝言を受けたら、「はい、かしこまりました。○○ということでございますね。□□に申し伝えます。私、△△がお受けいたしました」。
• 電話を切る時は「失礼いたします」などと挨拶をし、相手が切ってから静かに受話器を置きましょう。

接客

【接客用語】

• 相手に親しみを感じさせるには笑顔で話すことが大切です。笑顔は声を明るく優しくします。笑顔がないと、心がこもらず冷たく聞こえてしまいます。
• 間違えやすい敬語（謙譲語を尊敬語のつもりで使っている）
  • 「書類を窓口でいただいてください」　＝　誤　、　正　＝　「書類を窓口でお受け取りになってください」
  • 「○○様はおりますか？」　＝　誤　、　正　＝　「○○様はいらっしゃいますか？」
  • 「あちらでうかがってください」　＝　誤　、　正　＝　「あちらでお聞きになってください」

【名刺の受け方】

• 両手で文字に指がかからないよう下の両角を持ち、「ありがとうございます。頂戴いたします」と胸の高さで受け取ります。
• 「○○会社の○○様でいらっしゃいますね」と声に出して確認します。読み方がわからない時は「失礼ですがなんとお読みすればよろしいのでしょうか」とたずねます。
• 交換の際は目下から差し出します。訪問した場合は訪問した側から出します。
• 会議などの席で名刺交換した場合は、すぐにしまわずテーブルの上に並べてお名前を覚えてからしまうようにします。書類などを上にのせないように注意しましょう。

メールのマナー

【メール特有のルール】

• 件名は、本文の内容がわかるようなものにします。件名で本文の重要度を判断されることもありますので、必ずつけるようにします。
• 本文は簡単な挨拶からはじめます。手紙とは違い、時候の挨拶などは必要ありません。必要事項を簡潔に書き、1行の文字数は30文字程度、5行程度で段落をまとめ、段落間は1行空けます。
• 同じ内容のメールを複数の人に送る場合に注意しなければならないのが、「CC」と「BCC」です。
  • 「CC」は送信したすべての人に、同時に送信した人のアドレスが表示されます。
  • 同じメールを送ったことを宛て先の人や「CC」の人に知られたくない場合は「BCC」にアドレスを入れます。
• メールは何らかのトラブルで届かなかったり、送った時点ですぐ見てもらえるとは限りません。 急ぎの用件や重要なものは、電話で「メールを送りました」と一報を入れるとよいでしょう。